MENTAL LOAD AM ARBEITSPLATZ: WIE UNTERNEHMEN DEN UNSICHTBAREN STRESS IHRER MITARBEITENDEN REDUZIEREN KÖNNEN

Letztes Update: 23.03.2025

• Mental Load als unsichtbare Belastung: Mitarbeitende stehen unter ständigem kognitiven Druck, Aufgaben zu organisieren und zu koordinieren, was Produktivität, Kreativität und Wohlbefinden beeinträchtigen kann.

• Negative Folgen für Unternehmen: Hoher Mental Load führt zu Stress, Erschöpfung, erhöhter Fehlerquote und kann langfristig Burnout, Fehlzeiten und Fluktuation begünstigen.
• Strategien zur Reduzierung: Klare Kommunikation, Delegation, gezielte Pausen, technologische Unterstützung und eine transparente Feedbackkultur helfen, den Mental Load zu verringern.
• Langfristige Vorteile: Unternehmen, die Mental Load ernst nehmen, profitieren von motivierten, gesünderen und produktiveren Mitarbeitenden sowie einer besseren Arbeitsatmosphäre.

In der modernen Arbeitswelt ist Mental Load ein zunehmend bedeutendes Thema. Während Unternehmen oft auf körperliche Belastungen und technische Herausforderungen reagieren, wird der geistige Stress, den viele Mitarbeitende täglich erleben, häufig übersehen.

Mental Load bezeichnet den unsichtbaren kognitiven Aufwand, den Mitarbeitende leisten, um ihre Aufgaben zu planen, zu organisieren und zu koordinieren. Dieser geistige Überdruck kann die Produktivität, Kreativität und das Wohlbefinden erheblich beeinträchtigen. Doch wie können Unternehmen den Mental Load ihrer Mitarbeitenden reduzieren und ein gesünderes Arbeitsumfeld schaffen?

Mental Load beschreibt den ständigen, unsichtbaren geistigen Aufwand, der oft mit der Organisation des Arbeitsalltags, der Verwaltung von Aufgaben und der Verantwortung für Entscheidungen verbunden ist. Dieser mentale Stress entsteht nicht nur durch die Anzahl der Aufgaben, sondern auch durch die Art und Weise, wie diese organisiert und koordiniert werden müssen. 

„Ich habe bereits bis zur Mittagspause so viele kleine Entscheidungen zu treffen, wie vor 10 Jahren an einem gesamten Arbeitstag“, stellt Miriam fest, die in einem mittelständischen Unternehmen einem Bürojob als Teamleitung nachgeht. Mitarbeitende jonglieren ständig on- und offline mit Informationen, Fristen und Erwartungen, was zu einem dauerhaften Gefühl der Überlastung führen kann.

Mental Load kennt dabei viele Gesichter. Wir können über den Stress drüber lächeln, wie Flugbegleiter:innen und geschultes Personal in der Gastronomie, die einfach immer freundlich bleiben. Oder wir halten mit unserem Belastungserleben nicht hinter dem Berg und zeigen unseren Missmut durch Rückzug oder Angriff, werden in der Kommunikation stiller oder emotional dünnhäutig. Mit anderen Worten: Ob äußerlich immer sichtbar oder nicht, der Ladezustand des Stressakkus liegt in einem kritischen Bereich.

In vielen Unternehmen und von vielen Führungskräften wird dieser Faktor übersehen, da er im Vergleich zu körperlicher Arbeit oder offensichtlichem Stress unsichtbar bleibt. Doch die kognitive Belastung, die durch die Notwendigkeit entsteht, ständig Dinge zu merken und zu koordinieren, kann zu Stress, Müdigkeit und einer geringeren Leistungsfähigkeit führen.

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Die Auswirkungen von Mental Load auf die Mitarbeitenden sind weitreichend. Eine hohe kognitive Belastung kann zu Burnout, Fehlzeiten und einer erhöhten Fluktuation führen. Laut einer Gallup-Studie1 geben rund 40 % der Mitarbeitenden an, regelmäßig unter Stress zu leiden, was zu einer drastischen Reduzierung der Produktivität und Motivation führt.1 Unternehmen, die den Mental Load ihrer Mitarbeitenden ignorieren, riskieren nicht nur eine sinkende Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch eine geringe Leistungsfähigkeit und langfristige Kosten. 

Ein hoher Mental Load führt nicht nur zu einem Rückgang der Produktivität, sondern beeinträchtigt auch die kreative Denkfähigkeit, das Kollaborationspotenzial und die Entscheidungsfindung. Mitarbeitende, die ständig mit kognitiven Aufgaben überlastet sind, haben weniger Kapazitäten, um neue Ideen zu entwickeln oder proaktive Lösungen zu finden. Sie sind weniger in der Lage, sich zu konzentrieren und ihre Aufgaben effektiv zu priorisieren. Dies führt zu einer Verlangsamung der Arbeitsprozesse und einer erhöhten Fehlerquote. 

Auch Miriam kennt das Problem: „Ich werde mit einer Fülle an Mails und anderen Benachrichtigungen ausgebremst. 130 Anfragen am Tag zu bearbeiten, erschöpft einfach. Man ist sehr beschäftigt, ohne, dass man dabei etwas Relevantes geschafft hat. Das ist an manchen Tagen schon frustrierend.“ 

Ein weiterer Aspekt, den Unternehmen unbedingt berücksichtigen müssen, ist, dass gestresste Mitarbeitende eine 2,5 mal höhere Wahrscheinlichkeit haben, wütend zu werden, was zu einer Verschlechterung des Arbeitsklimas führt. Kein Wunder, dass 78% der Arbeitnehmenden in Deutschland nur noch Dienst nach Vorschrift absitzen (lese dazu unseren alarmierenden Artikel).

Ein weiterer Aspekt des Mental Load, der besonders relevant ist, betrifft Frauen. Studien zeigen, dass Frauen oft stärker im häuslichen Umfeld von Mental Load betroffen sind, was sich insbesondere beim Home Office bemerkbar macht. In vielen Fällen sind Frauen für einen Großteil der Organisation des Haushalts und der Betreuung von Kindern oder anderen Familienmitgliedern verantwortlich. Diese zusätzlichen Aufgaben, die oft nicht direkt sichtbar sind, addieren sich zum mentalen Aufwand des Arbeitsalltags.

Durch die zunehmende Vermischung von Arbeit und Privatleben im Home Office können Frauen besonders stark unter Mental Load leiden, da sie gleichzeitig in mehreren Kontexten „verantwortlich“ sind – sowohl für die Arbeit als auch für familiäre Verpflichtungen. Dies führt zu einer erhöhten Belastung und einer Verteilung von Aufgaben, die die kognitive und emotionale Energie übersteigt. Unternehmen, die den Mental Load ihrer Mitarbeitenden nicht berücksichtigen, schaffen eine ungleiche Arbeitsumgebung, die insbesondere Frauen benachteiligt.

„Wenn ich im Home Office arbeite, springe ich manchmal von einem Online-Meeting zur Haustür, um ein Paket anzunehmen“, skizziert Miriam einen Alltagsablauf. „Danach mache ich in der Pause die Wäsche und plane den Einkaufszettel für den Supermarkt. Das muss ich rechtzeitig erledigt haben, damit ich Kunden- und Mitarbeitergespräche führen kann, um einen Wochenreport fertigzustellen, bevor ich die Kinder von der Kita abhole. Und dann habe ich noch ein paar Mails offen und noch nicht gekocht. Ich habe drei Mütter in meinem Team, bei denen sieht das ähnlich aus. Wir witzeln manchmal, dass wir da von zu Hause aus ein Logistikunternehmen betreiben. Das ist schon alles sehr stressig.“

Bei unserem Coaching aus Düsseldorf erkennen viele Kunden, wie sehr Mental Load bei ihnen ein Thema ist. Aus der jahrelangen Arbeit lassen sich folgende Erfolgsupdates ableiten, die als Impuls für dich und dein Arbeitsumfeld dienen. 

1. Klare Kommunikation und strukturierte Arbeitsprozesse

Ein zentraler Ansatz zur Reduzierung des Mental Load ist eine klare und strukturierte Kommunikation. Unklare Aufgabenstellungen, häufige Unterbrechungen und das Fehlen klarer Prioritäten tragen massiv zum Mental Load bei. Mitarbeitende müssen sich oft selbst organisieren und herausfinden, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen.

Unternehmen sollten klare Arbeitsprozesse und Priorisierungsstrategien etablieren, um den Mitarbeitenden mehr Klarheit und Struktur zu geben. Dies kann durch wöchentliche Meetings, Projektmanagement-Tools oder klare Zielsetzungen erreicht werden. Wenn Mitarbeitende wissen, was sie zu tun haben und in welcher Reihenfolge, können sie ihre Aufgaben effizienter erledigen, ohne ständig über den nächsten Schritt nachdenken zu müssen.

2. Delegation und Empowerment

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Delegation von Aufgaben. Viele Mitarbeitende nehmen zu viel Verantwortung auf sich, weil sie glauben, dass sie alles selbst erledigen müssen. Dies kann zu einem erhöhten Mental Load führen, da sie ständig mit der Koordination und Überwachung der Aufgaben beschäftigt sind.

Unternehmen sollten Führungskräfte und Mitarbeitende darin schulen, Verantwortung sinnvoll zu delegieren und Empowerment zu fördern. Mitarbeitende müssen das Vertrauen haben, dass sie Aufgaben eigenständig und im besten Interesse des Unternehmens erledigen können. Dies reduziert den ständigen mentalen Aufwand, den Mitarbeitende auf sich nehmen müssen, um alles im Blick zu behalten.

3. Fokus auf Pausen und Erholung

Es ist essentiell, dass Mitarbeitende regelmäßig Pausen machen, um ihren Geist zu entspannen und den Mental Load zu verringern. Micro-Pausen oder kurze Erholungsphasen können helfen, die kognitive Belastung zu reduzieren und die Fokussierung zu erhöhen.

Unternehmen sollten eine Kultur der Regeneration fördern, in der Pausen nicht nur akzeptiert, sondern aktiv unterstützt werden. Dies sorgt dafür, dass Mitarbeitende ihre Arbeit mit neuer Energie und einem klaren Kopf fortsetzen können. Wichtig: Auf dem Smartphone spielen oder Nachrichten zu beantworten sowie das Wäsche aufhängen im Home Office sind keine Pause. So tanken wir keine Kraft für den weiteren Arbeitstag.

4. Förderung von Transparenz und Feedback

Eine transparente Feedbackkultur kann den Mental Load ebenfalls erheblich reduzieren. Wenn Mitarbeitende regelmäßiges Feedback erhalten und wissen, was von ihnen erwartet wird, müssen sie weniger mental jonglieren, um zu entscheiden, ob ihre Arbeit den richtigen Standard erreicht. Feedbackgespräche und Coaching bieten Raum, in dem Mitarbeitende ihre Herausforderungen und kognitiven Belastungen ansprechen können.

Indem Führungskräfte eine offene Kommunikation fördern, können sie sicherstellen, dass Mitarbeitende sich nicht mit unsichtbaren und unausgesprochenen Aufgaben belasten, sondern gemeinsam Lösungen finden.

5. Technologie sinnvoll einsetzen

Technologische Hilfsmittel wie digitale Tools, Automatisierung und KI-basierte Systeme können dabei helfen, den Mental Load zu verringern. Doch Vorsicht: In hybriden Arbeitswelten verwechseln immer mehr Menschen produktiv sein mit beschäftigt sein. Mitarbeitende erleben einen vollbepackten und mit Ablenkungen fragmentierten Arbeitstag und gehen ausgelaugt mit dem Gefühl nach Hause: „Ich habe heute irgendwie viel zu wenig geschafft.“

Es ist entscheidend, dass Unternehmen digitale Tools strategisch einsetzen, um den Arbeitsaufwand zu reduzieren und den Mitarbeitenden zu ermöglichen, sich auf kreative, wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Besonders wichtig sind in einem Arbeitsumfeld mit viel Bildschirmzeit auch OFF-Pausen. Diese helfen, den Geist zu entlasten und den Mental Load durch digitale Entkopplung zu reduzieren.

6. Mentale Gesundheit stärken

Ein entscheidender Schritt zur Reduzierung von Mental Load ist die Förderung der mentalen Gesundheit. Unternehmen sollten ihren Mitarbeitenden ermöglichen, mentale Tools zu erlernen, um mit Stress besser umzugehen und Situationen als weniger stressbehaftet zu erleben.

Resilienz und mentale Stärke sind wertvolle mentale Updates, die Mitarbeitende in stressigen Phasen benötigen, um ihre Leistung zu steigern und ihre kognitiven Belastungen zu minimieren. Schulungen und Programme zur Stressbewältigung und zum Selbstmanagement können helfen, die mentale Widerstandskraft der Mitarbeitenden zu erhöhen.

Die Reduzierung von Mental Load ist ein wesentlicher Schritt hin zu einer produktiveren, gesünderen und nachhaltigeren Arbeitsumgebung. Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden bei der Reduzierung des mentalen Überdrucks unterstützen, profitieren nicht nur von einer höheren Produktivität, sondern auch von einer höheren Mitarbeitermotivation, einer besseren Kreativität und geringerer Fluktuation.

„Im Coaching bin ich auf das Thema Mental Load gestoßen und habe angefangen, diese versteckten Stressfallen zu identifizieren und meinen Alltag zu strukturieren“, hat Miriam das Problem für sich angepackt. Mit ihrem Team hat sie ebenfalls erste Lösungen gefunden: „Wir haben begonnen, über dieses Phänomen zu sprechen. Alle kannten das irgendwie und wir haben schnell festgestellt, dass sich ganz viel Stress aufsummiert. Mit einem Partner verbessern wir jetzt unter anderem die Arbeitsstrukturen. Innerhalb eines Quartals haben wir die Produktivität um 21 Prozent gesteigert und alle kommen zufriedener mit mehr Energie zur Arbeit.“

Indem Unternehmen klare Kommunikationsstrukturen, Empowerment und regelmäßige Erholungsphasen einführen, können sie den Mental Load ihrer Mitarbeitenden erfolgreich reduzieren. Das Ergebnis? Zufriedene, gesunde und produktive Mitarbeitende, die mit einem klaren Kopf und einer hohen Entscheidungsfähigkeit ihre Aufgaben meistern – und so das Unternehmen langfristig voranbringen.

Quellen:

1: https://www.gallup.com/de/509555/stress-wut-umschlägt-führungskräfte-richtig-umgehen.aspx#:~:text=44%20Prozent%20der%20weltweit%20Befragten,rund%20ein%20Fünftel%20Wut%20verspürt.